Descubra como a gestão do tempo pode melhorar a sua produtividade


Elisângela Dias
Elisângela Dias
Gestora de Recursos Humanos

Com toda a tecnologia à nossa disposição, era suposto que fossemos capazes de fazer uma ótima gestão do tempo. Mas, infelizmente, o que aconteceu nas últimas décadas não parece indicar isso.

Diante de infinitas inovações que a tecnologia trouxe para o ambiente de trabalho, administrar o tempo de forma eficaz se tornou um complexo desafio. Métodos utilizados no passado se demonstram inadequados para o cenário atual.

Para quem está à procura de novas direções para administrar o tempo, este artigo foi criado para você. Confira a seguir!

O que é a gestão do tempo?

Podemos afirmar que a gestão do tempo é a forma pela qual abordamos as tarefas. Isto para que o trabalho seja concluído no menor tempo e da melhor maneira possível.

A gestão do tempo também contribui para que tenhamos maior consciência de quanto tempo gastamos ao realizar atividades específicas.

Além disso, quem faz uma boa gestão do tempo, sabe diferenciar melhor o que é urgente do que é importante.

Qual é a importância da gestão do tempo?

imagem relógio

Melhorar o gerenciamento do tempo contribui para os resultados de uma organização e na vida pessoal de cada indivíduo.

Ao conseguir realizar mais em tempo hábil, o profissional fica reconhecido pela sua boa performance, além de sobrar mais tempo para a vida pessoal.

Para mais, podemos destacar as seguintes vantagens da gestão do tempo:

  • Diminuição da necessidade de trabalho extra
  • Aumento da autoconfiança
  • Maior probabilidade de acerto nas estimativas
  • Melhoria da imagem profissional
  • Diminuição da procrastinação

7 dicas para melhorar sua gestão do tempo

1. Defina as metas

É muito importante que você defina suas metas para o dia. Geralmente, as metas servem como um farol, iluminando a direção e dando sentido ao trabalho. Desta maneira, você pode considerar que a conclusão das tarefas planejadas são passos para o alcance de sua meta.

Procure fazer da sua meta uma declaração simples e objetiva. Por exemplo: “concluir o artigo sobre gestão do tempo”.

Se concluir a lista em apenas um dia de trabalho seja inviável, você pode mudar para “escrever pelo menos 50% do artigo de gestão do tempo”.

2. Planeje seu trabalho

Comece seu dia de trabalho reservando um tempo para o planejamento. Muitos pessoas negligenciam esta etapa e partem para colocar a mão na massa imediatamente. Desta forma, podem acabar por começar pelo que não é urgente.

Para conseguir planejar suas tarefas de forma adequada, é necessário conhecer a meta que se pretende alcançar. Em seguida, é necessário dividir em passos menores, de fácil administração.

3. Priorize as tarefas

Saber priorizar as tarefas pode fazer toda a diferença nos resultados. Mantenha o foco nas tarefas que são mais importantes e que efetivamente vão trazer maiores resultados.

Segundo o princípio de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, cerca de 80% dos efeitos possuem origem de 20% de causas. Aprenda a reconhecer os 20% que determinam o sucesso no seu trabalho.

4. Defina os prazos

Segundo Jeff Sutherland, autor do livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, todos nós temos dificuldade em manter o foco. Ele afirma que também somos péssimos em fazer estimativas de tempo de trabalho.

Estes seriam os principais motivos pelo qual passamos mais horas do que o necessário no ambiente de trabalho.

Portanto, procure não poupar esforços para aprender a dar estimativas precisas. Talvez você precise medir o tempo que leva para concluir uma tarefa de um determinado tipo. Faça isso durante um período. Só assim poderá contar com dados para fazer estimativas futuras.

5. Aprenda a delegar

Aprender a delegar tarefas contribui para o crescimento da equipe. É comum que cada pessoa tenha maior habilidade em campos diferentes do conhecimento. Assim, é natural que alguns sejam melhores em determinadas tarefas do que outros.

Geralmente, é de responsabilidade do líder a delegação de tarefas. Mas se você não é líder e estiver bloqueado em algum ponto do trabalho, procure negociar a troca de tarefa com outro colaborador mais experiente, com o aval do seu líder, é claro.

6. Mantenha o ritmo

Um dos objetivos da gestão do tempo é manter o ritmo de trabalho. A necessidade da manutenção do ritmo é uma necessidade humana. Se você investigar, irá notar que estamos sempre procurando dar ritmo a todas as dimensões da nossa vida.

Para assegurar que o ritmo seja mantido, você pode fazer uso de ferramentas como a técnica pomodoro. A técnica divide o tempo de trabalho em fatias de 25 minutos, intercaladas por pausas de 5 minutos. Desta forma, fica mais claro como gerenciar o tempo investido em cada tarefa.

7. Use uma agenda

Para garantir que os prazos de entrega não caiam no esquecimento, procure utilizar algum tipo de agenda. Mesmo as tradicionais agendas de papel podem ser úteis, uma vez que você adquira o hábito de usá-la com frequência.

Conheça algumas ferramentas para organizar melhor o seu tempo

Com estas ferramentas, você nunca mais terá desculpas para procrastinar suas tarefas. Com certeza a administração do tempo ficará mais fácil com elas.

Remember the milk

O Remember the milk é um serviço online para gestão de tarefas que também conta com um aplicativo. É possível classificar as tarefas com tags, criar múltiplas listas e configurar alarmes de vários tipos: e-mail, texto, Twitter etc.

MeisterTask

Com o MeisterTask você é capaz de atribuir tarefas e acompanhar todos os colaboradores de uma equipe. Possui integração com o MindMeister, aplicativo para gerir brainstorms através de mapas mentais.

Trello

Ao utilizar quadros, listas e cartões, o Trello consegue organizar seus projetos de uma forma simples e agradável. Disponível gratuitamente com funcionalidades limitadas.

Veja também como aumentar a produtividade nos estudos com a técnica pomodoro!

Elisângela Dias
Elisângela Dias
Graduada em Gestão de Recursos Humanos pela Universidade Estácio de Sá em 2004. Pós graduada em Gestão de Projetos pela Universidade Cândido Mendes em 2007.