A metodologia 5W2H é baseada em sete perguntas, cujas iniciais em inglês dão origem ao termo que o identifica. Não se deixe enganar pela sua simplicidade! Quando bem utilizada, ela é capaz de analisar um problema em seus diversos aspectos.
Historicamente, a metodologia 5W2H tem sido utilizada no contexto corporativo para análise de projetos. Através dos seus resultados, é possível identificar as ações imediatas para alcançar os objetivos de um empreendimento.
Neste artigo, vamos abordar o 5W2H no contexto da sua carreira. Portanto, vamos focar na utilização da metodologia no contexto individual.
Qual é o significado de 5W2H?
Vamos aprofundar em cada uma das perguntas que a metodologia 5W2H nos propõe.
What: O que será feito?
Pergunta que costuma iniciar a metodologia 5W2H. A resposta deve procurar indicar concretamente o que se deseja fazer. Em outras palavras, o motivo pelo qual você está fazendo a análise.
Why: Por que será feito?
Definição das expectativas em termos de resultados que você ou sua equipe tem a respeito do que se deseja fazer.
Where: Onde será feito?
Responda onde será realizado o projeto. Avalie se você conta com o espaço físico ou se será necessário alocar uma sala.
When: Quando será feito?
Informe objetivamente quando será realizado, através de uma data e horário. Evite respostas vagas como “em breve” ou “no próximo semestre”.
Who: Por quem será feito?
Aponte quem são os envolvidos na participação do projeto. Se indicar um grupo, procure evidenciar o total de pessoas envolvidas.
How: Como será feito?
Aqui você deve detalhar o plano de ação. Se for necessário para aumentar a clareza, apresente o projeto dividido em várias etapas.
How much: Quanto custa para fazer?
Conforme o projeto, faça um levantamento de preços dos produtos ou serviços necessários para a sua realização. Apresente o melhor preço em termos de custo x benefício.
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Exemplo da utilização do 5W2H por uma Assistente de RH
Após identificar a necessidade de treinamento nas competências de comunicação, a assistente de RH Maria preparou o planejamento usando o método 5W2H.
| Planejamento para treinamento da equipe de vendas | |
|---|---|
| O que? (What) | Treinamento em comunicação |
| Por que? (Why) | Melhorar as competências de comunicação interpessoal dos colaboradores |
| Onde? (Where) | Na sala de treinamento da sede da empresa |
| Quando? (When) | Dia 15 de junho de 2019, de 9h às 13h |
| Quem? (Who) | Equipe de vendas (50 colaboradores) |
| Como? (How) | Palestra e dinâmicas de grupo |
| Quanto custa? (How much) | R$ 10.500 (melhor custo x benefício) |
Exemplo da utilização do 5W2H por um Assistente Administrativo:
João é um assistente administrativo que se encontra insatisfeito com o software que ele utiliza no dia a dia. Após sugerir procurar por uma alternativa, seu gerente pediu que ele usasse a metodologia 5W2H para apresentar sua demanda.
| Planejamento de compra de software | |
|---|---|
| O que? (What) | Aquisição de software de controle financeiro |
| Por que? (Why) | Melhorar a qualidade dos controles financeiros diminuindo os erros |
| Onde? (Where) | Na sala de reuniões da empresa |
| Quando? (When) | No dia 5 de abril de 2019, às 15h |
| Quem? (Who) | Assistente Administrativo, Gerente Financeiro e Controller |
| Como? (How) | Palestra de 45 minutos para demonstrar a utilização do software ABC |
| Quanto custa? (How much) | R$ 3.000 para um pacote com 5 licenças |
Exemplo da utilização do 5W2H por um Assistente de Marketing:
Durante uma reunião sobre o lançamento de um novo serviço que a empresa pretende lançar no mercado, o Gerente de Marketing pediu para Júlia, a assistente de marketing, preparar uma planilha sobre a divulgação do serviço nas redes sociais.
| Planejamento de divulgação do serviço ABC nas redes sociais | |
|---|---|
| O que? (What) | Propaganda do novo serviço ABC nas redes sociais voltado para o público adolescente |
| Por que? (Why) | Nossas pesquisas apontam que quase a totalidade do nosso público alvo é usuário das redes sociais |
| Onde? (Where) | Investiremos no Facebook, Instagram e YouTube |
|
Quando? (When) |
A partir do dia 2 de junho de 2019, 30 dias antes da data oficial de lançamento do serviço ABC |
| Quem? (Who) | Gerente de Marketing, Assistente de Marketing, Agência |
| Como? (How) | Vídeos e posts que apresentam adolescentes à procura de respostas na área da definição de carreira, onde o serviço ABC será apresentado como solução. Serão produzidos 3 vídeos e 30 posts. |
| Quanto custa? (How much) | R$ 5.000 por vídeo + R$ 400 por post. Orçamento total: R$ 27.000. |
Exemplo da utilização do 5W2H por um Analista de Infraestrutura:
Após avaliar a situação dos servidores da empresa, o analista de infraestrutura formulou sua proposta de atualização de hardware usando a metodologia 5W2H.
| Planejamento de compra de novo servidor | |
|---|---|
| O que? (What) | Atualização do servidor de arquivos |
| Por que? (Why) | Muitos problemas ocorrem em termos de performance e as reclamações dos usuários são constantes |
|
Onde? (Where) |
Sala de reuniões da empresa ABC |
| Quando? (When) | Dia 15 de abril, às 17h |
| Quem? (Who) | Gerente de TI, Gerente Financeiro |
| Como? (How) | Apresentação das funcionalidades do servidor DELL e do serviço de backup por um representante comercial da empresa |
| Quanto custa? (How much) |
Servidor PowerEdge: R$ 8.799 Serviço de Backup: R$ 1.995 Total: R$ 10.794 |
Exemplo da utilização do 5W2H por uma organizadora de eventos :
Em função dos bons resultados conquistados durante o ano, a empresa ABC contratou uma organizadora de eventos que apresentou seu projeto usando o modelo 5W2H.
| Organização de festa de confraternização de fim de ano da empresa ABC | |
|---|---|
| O que? (What) | Organização de festa de confraternização de fim de ano da empresa ABC |
| Por que? (Why) | A empresa vai reunir a equipe no final do ano para comemorar os bons resultados alcançados |
| Onde? (Where) | XPTO Hall (casa de espetáculos) |
| Quando? (When) | Dia 6 de dezembro de 2019, às 19h |
| Quem? (Who) | 100 funcionários da empresa |
| Como? (How) | Contratação de buffet, banda ao vivo, iluminação e sonorização |
| Quanto custa? (How much) |
Buffet: R$ 3.500 Banda: R$ 6.000 Iluminação: R$ 800 Som: R$ 960 Total: R$ 11.260 |
